Automatiseringar skapas av agenten. Beskriv vad du vill ha i chatten, så skapar den regeln, berättar vad den sparade och visar den under Personliga inställningar › Automatisering.
En ändring du vill göra en gång, direkt, behöver ingen automatisering. Be agenten ändra posterna direkt. Ett schema som väljer befintliga poster utesluter utkast och raderade poster.
Fråga med dina egna ord
Säg när och vad. Till exempel:
- ”Skicka mig en sammanfattning av nya kundärenden varje vardag kl. 7.”
- ”När ett möte avslutas, skapa uppföljningsuppgifter för det vi kom överens om.”
- ”Varje månad: markera privatkunder som inte har köpt något på ett år som inaktiva.”
Agenten läser upp vad den sparade — utlösaren, villkoren och åtgärderna — så att du kan kontrollera att den förstod dig. Be den ändra eller ta bort en regel på samma sätt.
Utlösare
- Enligt ett schema — varje dag, varje vecka eller varje månad vid en fast tid, i din egen tidszon.
- När en post skapas — en ny kund, en ny affär, ett nytt ärende.
- När en post ändras — vilken ändring som helst, eller bara när ett fält blir ett visst värde, som ”när ett möte avslutas” eller ”när en affär är vunnen”. Den senare sorten körs en gång, i samma ögonblick som ändringen sker, och inte igen vid senare ändringar.
- När en post raderas.
Villkor
Ett villkor snävar in en regel — ”bara affärer över 100 000 kronor”, ”bara kunder i Oslo”. Ett villkor kan titta på posten som den är nu och, vid ändringar, som den var före ändringen. Är villkoren inte uppfyllda gör regeln helt enkelt ingenting; kan ett villkor inte kontrolleras alls visar körningsloggen regeln som Misslyckades, så att en trasig regel aldrig går obemärkt förbi.
Åtgärder
Det här kan en regel göra:
- Skicka ett meddelande — till dig eller till kollegor.
- Skicka ett e-postmeddelande — alltid till dig. Till andra först när du själv har slagit på regelns reglage Kan skicka e-post till andra åt mig — det kan agenten inte göra åt dig. Se Automatiseringar.
- Skapa en post eller uppdatera en post.
- Väcka agenten med en uppgift — skriva en sammanfattning, slå upp något eller städa bland poster. Agenten arbetar som du och antecknar i körningsloggen vad den gjorde.
- Ställa en fråga eller be om godkännande innan den går vidare.
- Planera en uppföljning till senare.
Ett schema som går igenom poster Admin
En schemalagd städning kan ange exakt vilka poster den arbetar med, med hjälp av en precis fråga som agenten skriver åt dig. Regeln kör då sina åtgärder en gång för var och en av de posterna, och listan med automatiseringar visar hur många poster den träffar just nu. Eftersom en sådan fråga kan läsa över hela arbetsytan kan bara ägare och administratörer skapa en.
Testa den nu
Be agenten ”kör den nu” för att se vad en schemalagd automatisering gör, utan att vänta på tidpunkten. Testet loggas som vilken körning som helst och flyttar inte nästa schemalagda körning. En automatisering som reagerar på ändringar testar du genom att göra den ändring som den bevakar.