Normalt låter en mall agenten skriva om hela dokumentet varje gång. När formuleringarna måste stå exakt som de är — villkor, priser, juridisk text — ger du i stället mallen fält. Då fyller agenten bara i fälten, och allt annat kopieras ordagrant in i varje dokument.
Slå på fält
Öppna mallen och välj Redigera fält i dess …-meny. Raden under verktygsfältet visar hur många fält agenten fyller i. Bara mallens ägare och administratörer kan redigera fälten.
Fält
- Ett fält visas i persika — agentens färg.
- Håll pekaren mellan två textblock och klicka på +, sedan Fält, för att lägga till ett. Eller markera en platshållare i texten, som ”[Kundens namn]”, för att göra om den till ett fält.
- Klicka på ett fält för att redigera det: Vad ska stå här? är instruktionen agenten följer, till exempel ”Kundens fullständiga företagsnamn”. Ta bort fältet tar bort det.
Infogade dokument
+ och sedan Dokument infogar ett textdokument — era försäljningsvillkor, till exempel — i mallen. Det återges ordagrant, så ni har villkoren på ett ställe: redigera textdokumentet, så uppdateras alla mallar som innehåller det. Varje dokument som skapas från mallen behåller den version det skapades med, så en offert som redan skickats ändras aldrig.
Ett infogat dokument visar Eget dokument och Ordagrant. Utseende erbjuder En spalt, Två spalter och Liten text; Redigera i dokumentet öppnar det. Bara textdokument kan infogas; ett annat dokument kan göras om med Gör om till textdokument.
Spara mallen när du är klar, så att fälten gäller för allas dokument.
Kvittot
Ett dokument som skapats från en mall med fält har ett kvitto under verktygsfältet: Mallen är återgiven ordagrant. Agenten fyllde i ett antal fält. Öppna det för att se vad Agenten fyllde i, fält för fält, och vad som kom Ordagrant från mallen — även versionen av varje infogat dokument. I dokumentet är värdena agenten skrev färgade i persika.
Ett fält som agenten inte kunde fylla i lämnas tomt och listas under Utan värde; klicka på det i dokumentet med Text för att fylla i det själv.